Firmenweihnachtsfeier planen: Checkliste & Ideen für Ihr Event zum Jahresende

„Lasst uns froh und munter sein“: Gibt es ein passenderes Motto für die Firmenweihnachtsfeier? Damit Sie ein stimmungsvolles Event feiern können, haben wir für Sie alle wichtigen Punkte zusammengestellt, die Sie beachten sollten, wenn Sie Ihre Firmenweihnachtsfeier planen: von Zeitplanung und Budget, über Location und Einladungen bis hin zu festlichen Programm-Ideen und der richtigen Deko.

Das erwartet Sie in diesem Artikel:

• Firmenweihnachtsfeier planen: Unsere Checkliste für Ihr Weihnachtsevent
• Schritt 1: Das Budget definieren
• Schritt 2: Die Zuständigkeiten festlegen
• Schritt 3: Die Gästeliste erstellen
• Schritt 4: Einen passenden Termin finden
• Schritt 5: Die richtige Location finden
  • Weihnachtsfeier in der Firma
  • Weihnachtsfeier außer Haus
• Schritt 6: Für Verpflegung sorgen
• Schritt 7: Einladungskarten vorbereiten und verschicken
• Schritt 8: Für Unterhaltung sorgen
• Schritt 9: Weihnachtliche Deko organisieren
• Weihnachtsfeier planen Firma: Der krönende Abschluss

Firmenweihnachtsfeier planen: Unsere Checkliste für Ihr Weihnachtsevent

Mit dem Thema Planung steht und fällt Ihr Event. Damit Sie alles richtig machen und Ihre Firmenweihnachtsfeier zu einem vollen Erfolg wird, haben wir eine Checkliste für die Weihnachtsfeier in der Firma erstellt. Mit nur neun einfachen Schritten können Sie die erforderlichen To-dos nicht nur leichter und in der richtigen Reihenfolge angehen, sondern Sie behalten auch den Überblick über Budget und wichtige Fristen. Im Folgenden erläutern wir Ihnen, worauf Sie bei den einzelnen Punkten achten sollten.

Tipp: In unserem Beitrag „Kundenevent planen: So organisieren Sie eine erfolgreiche Veranstaltung“ finden Sie eine Checkliste zum Download, die Sie auch bei der Planung der Firmenweihnachtsfeier unterstützt.

Schritt 1: Das Budget definieren

Am Anfang der Planung der Weihnachtsfeier in der Firma steht die Frage des Budgets. Denn davon hängt Ihre restliche Organisation ab: wie viele Gäste Sie einladen können, wie groß das Büfett wird und welche Location infrage kommt.

Deshalb sollten Sie sich nicht nur möglichst genau überlegen, wie viel Budget Sie ausgeben wollen, sondern auch wie viel Sie ausgeben können. Denn eine Weihnachtsfeier können Sie – wie zum Beispiel Geschäftsessen auch – von der Steuer absetzen. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist aber, dass das Budget pro Kopf 110 Euro nicht übersteigt. Das betrifft alle Beteiligten, auch Ehepartner oder andere Familienangehörige.

Das heißt für Sie: Ermitteln Sie zuallererst, mit welcher Summe Sie für Ihre Firmenweihnachtsfeier rechnen können. Anschließend sollten Sie kalkulieren, wie viele Personen Sie zu der Feier einladen. Wichtig ist dabei, dass Sie Ihr Budget nie vollständig einplanen. Grundsätzlich sollten Sie also immer einen Puffer miteinrechnen.

Schritt 2: Die Zuständigkeiten festlegen

Wenn Sie innerhalb eines Teams die betriebliche Weihnachtsfeier organisieren, sollten Sie anschließend die Zuständigkeitsbereiche aufteilen. Am besten verteilen Sie die Aufgaben so, dass jeder die Aufgabe übernimmt, für die er oder sie am besten geeignet ist. Achten Sie bei Aufgabenverteilung aber auch auf Abwesenheiten wie die Urlaube oder Geschäftsreisen. Diese sollten nicht mit wichtigen Planungsschritten zusammenfallen.

Bei der Planung Ihrer Firmenweihnachtsfeier sollten Sie möglichst strukturiert vorgehen.

Schritt 3: Die Gästeliste erstellen

Wenn Sie eine Firmenweihnachtsfeier planen, sollten Sie sich so früh wie möglich daran machen, eine Gästeliste zu erstellen. Eine Einladung zur Firmenweihnachtsfeier erhalten typischerweise:

• Geschäftspartner
• Geschäftsfreunde und wichtige Business-Kontakte
• Mitarbeiter
• Partner und Kinder der Mitarbeiter
• ehemalige Mitarbeiter
• andere Freunde und Bekannte

Überlegen Sie sich genau, mit wem Sie feiern möchten und warum. Denn die Teilnehmer bestimmen maßgeblich, wie die Atmosphäre der Feier sein wird: Eine Firmenweihnachtsfeier in einem kleinen Familienbetrieb, zu der auch Familienmitglieder eingeladen sind, verlangt nach einer anderen Gestaltung als eine Firmenweihnachtsfeier, an der wichtige Geschäftspartner teilnehmen.

Schritt 4: Einen passenden Termin finden

Sobald Sie wissen, in welchem Umfang Sie feiern möchten und vor allem, mit wem, sollten Sie sich daran machen, eine Location und einen Termin für Ihre Firmenweihnachtsfeier zu finden. Beide Punkte lassen sich nur schwer voneinander trennen, weil Sie auf die Verfügbarkeit Ihrer Location angewiesen sind, um einen Termin festlegen zu können.

Es ist wichtig, zunächst einen groben Zeitrahmen festzulegen. Wählen Sie am besten zwei bis drei mögliche Termine aus. So sind Sie flexibel, falls Ihr Wunschtermin nicht klappt, und vermeiden unnötigen Planungsaufwand. Die Weihnachtsfeier sollte idealerweise in der Adventszeit stattfinden – aber nicht kurz vor dem 24. Dezember. In der Woche vor Weihnachten häufen sich meist die Aufgaben und der Stresspegel ist hoch. Planen Sie den Termin daher vor dem 18. Dezember.

Sie finden im Dezember keinen passenden Termin oder alle Locations sind bereits ausgebucht? Dann kommt statt der Planung einer Firmenweihnachtsfeier vielleicht die Veranstaltung einer Neujahrsfeier für Sie infrage. In unserem Magazin finden Sie kreative Neujahrsempfang-Ideen für einen gelungenen Jahresstart.

Schritt 5: Die richtige Location finden

Der nächste Punkt auf unserer Checkliste für die Weihnachtsfeier in der Firma ist die passende Location. Bei der Wahl der Örtlichkeit für Ihre Feier haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Entweder Sie feiern in Ihren Geschäftsräumlichkeiten oder Sie mieten eine externe Location wie zum Beispiel eine Bar, ein Restaurant oder eine Galerie.

Weihnachtsfeier in der Firma

Wenn Sie sich bei der Planung der Firmenweihnachtsfeier für Ihre eigenen Räumlichkeiten entscheiden, sollten Sie Folgendes beachten: Sie zahlen zwar keine Miete wie bei einer externen Location, müssen sich aber selbst um die Dekoration, das Aufräumen und gegebenenfalls die Reinigung kümmern.

Weihnachtsfeier außer Haus

Wenn Sie stattdessen eine betriebliche Weihnachtsfeier organisieren, die in einer externen Location stattfindet, entfallen diese Aufgaben. Die Suche nach den richtigen Räumen ist aber nicht immer einfach. Achten Sie dabei besonders auf die folgenden Punkte:

• Festliche Atmosphäre: Wählen Sie einen Ort mit warmer, gedämpfter Beleuchtung, denn sanftes Licht schafft sofort Weihnachtsstimmung. Vermeiden Sie grelles Halogenlicht.
• Passende Räumlichkeiten: Die Location sollte zum Stil Ihres Unternehmens passen. Für ein gehobenes Firmenimage ist ein Escape Room eher ungeeignet.
• Ausreichend Sitzmöglichkeiten: Auch wenn auf Weihnachtsfeiern oft gestanden wird, sollten Sitzgelegenheiten nicht fehlen – Ihre Gäste werden es zu schätzen wissen.
• Unterhaltung: Wenn Sie Ihren Gästen bei Ihrer Firmenweihnachtsfeier ein besonderes Erlebnis bieten wollen, ist es sinnvoll, die gesamte Feier am selben Ort abzuhalten. Prüfen Sie deshalb, ob die Location Platz und die nötige technische Ausstattung für das geplante Unterhaltungsprogramm bietet.
• Catering: Klären Sie, ob die Location ein Catering anbietet. Falls nicht, sollten Sie dies frühzeitig in Ihre Planung einbeziehen.

Weihnachtsfeier planen für die Firma: Achten Sie bei der Location besonders auf das Interior und die Atmosphäre.

Schritt 6: Für Verpflegung sorgen

Was wäre eine Weihnachtsfeier ohne die richtige Verpflegung? Damit Sie Ihre Gäste richtig bewirten können und sich alle auf Ihrer Firmenweihnachtsfeier wohl und umsorgt fühlen, sollten Sie das Thema Essen und Trinken auf keinen Fall vernachlässigen. Dabei haben Sie prinzipiell drei Möglichkeiten:

• Gastronomische Bewirtung: Eine Möglichkeit besteht darin, die Firmenweihnachtsfeier in einem Restaurant oder einer Bar zu feiern, die auch für die Verpflegung sorgt. Diese Option ist besonders geeignet, wenn auch Geschäftspartner an der Feier teilnehmen, da sie einen professionellen Eindruck hinterlässt.
• Caterer: Alternativ können Sie auch ein Catering mit einem Büfett beauftragen. Diese Option ist sowohl bei externen Locations möglich, die keinen solchen Service anbieten, als auch für die Firmenweihnachtsfeier in Ihren eigenen Räumlichkeiten. Mit einem Büfett können Sie kaum etwas falsch machen. Klären Sie außerdem im Vorfeld, ob der Caterer Teller, Besteck und Gläser mitbringt oder Sie sich selbst darum kümmern müssen.
• Selbstversorgung: Wenn Sie in einem sehr kleinen Kreis feiern und Ihr Arbeitsumfeld fast schon freundschaftlich ist, können alle Gäste etwas Kleines mitbringen: Das können Sekt, Punsch, Plätzchen oder auch Maronen sein. Alternativ können Sie auch gemeinsam ein Weihnachtsdinner kochen. Der Vorteil: Ihre Feier wird sehr behaglich und ungezwungen. Gleichzeitig ist das eine sehr kostengünstige Variante. Für diese Option sollten Sie sich aber nur entscheiden, wenn sich alle Gäste bereits gut kennen und keine externen Geschäftspartner anwesend sind.

Ganz gleich, für welche der genannten Möglichkeiten Sie sich entscheiden, die folgenden Punkte sollten Sie immer beachten:

• Erkundigen Sie sich vorab über Lebensmittelallergien, damit Sie Ihren Gästen nichts servieren, das sie nicht vertragen.
• Achten Sie darauf, auch vegetarische Speisen und nicht-alkoholische Getränke
• Sorgen Sie dafür, dass genügend Getränke Durch eine Bestellung auf Kommission können ungenutzte Getränke problemlos zurückgegeben werden.
• Wenn auch Kinder eingeladen sind: Denken Sie daran, Gerichte oder Speisen anzubieten, die auch Kinder gerne essen.

Sobald Sie sich für eine der Varianten entschieden haben, sollten Sie schriftliche Kostenvoranschläge einholen und die entsprechende Option verbindlich buchen.

Ein wichtiger Punkt auf der Checkliste für die Weihnachtsfeier in der Firma: Die richtige Verpflegung.

Schritt 7: Einladungskarten vorbereiten und verschicken

Sobald Sie eine Zusage für Location und Catering haben, können Sie die Einladungen zur Firmenweihnachtsfeier verschicken. Dafür orientieren Sie sich an der Gästeliste, die Sie anfangs erstellt haben. Physische Einladungskarten sind dabei ein absolutes Muss und wirken viel persönlicher und verbindlicher als eine Benachrichtigung per E-Mail oder über das firmeneigene Intranet. Die Einladungen können Sie direkt am Arbeitsplatz verteilen und an externe Gäste per Post verschicken.

Bei der Gestaltung der Einladungskarten ist es wichtig, ein festliches Motiv zu wählen. Die folgenden Kartendesigns eignen sich ideal für geschäftliche Weihnachtsfeiern, denn alle Designs sind schlicht, aber dennoch hochwertig gestaltet:

Tranquility Zur Karte >

Gelukkig Nievwjaar Zur Karte >

Merry Christmas Zur Karte >

In unserem Onlineshop finden Sie weitere Weihnachtskarten, die sich speziell für geschäftliche Weihnachtsfeiern eignen. Ihre Vorteile: Die Karten des RAAB-Verlags sind klimaneutral gedruckt und können persönlich gestaltet werden.

Beim Verfassen Ihres Einladungstextes sollten Sie die folgenden Punkte nicht vergessen:

• Schreiben Sie einen individuellen Text. Diesen können Sie zum Beispiel mit einem passenden Weihnachtsspruch für geschäftliche Einladungen
• Prüfen Sie, ob die Adressen Ihrer Kontakte aktuell sind.
• Geben Sie in der Einladung Ihre eigenen Kontaktdaten an.
• Nennen Sie die wichtigsten Informationen (Zeit, Ort und weitere besondere Angaben wie einen Dresscode, falls vorhanden).
• Bitten Sie um eine zeitnahe Zu- oder Absage.

Wichtig: Sobald Ihnen alle geladenen Gäste zu- oder abgesagt haben, sollten Sie den Caterer oder den Gastronomen über Ihren genauen Bedarf informieren. Kümmern Sie sich möglichst früh darum, damit Ihre Bestellungen noch angepasst werden können.

Schritt 8: Für Unterhaltung sorgen

Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Planung der Firmenweihnachtsfeier ist das richtige Unterhaltungsprogramm. Hier kommt es vor allem auf die Größe Ihrer Firmenweihnachtsfeier und Ihre eigenen Wünsche und Vorstellungen an. Klassische Programmpunkte wie die Weihnachtsrede der Geschäftsführung oder Hintergrundmusik gehören meist dazu. Darüber hinaus können Sie frei entscheiden, ob Sie weitere Highlights einbauen möchten. Wichtig ist aber auf jeden Fall, dass Ihre Ideen mit der Location vereinbar sind.

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Ihr Event unterhaltsam zu gestalten. Hier eine Auswahl an möglichen Weihnachtsfeier-Ideen für Ihre Firma:

• Gemeinsame Aktivitäten: Fördern Sie den Teamgeist mit Spielen, bei denen Teams gegeneinander antreten, oder planen Sie Erlebnisse wie eine Weihnachtsmarkt-Rallye, den Besuch eines Escape Rooms oder das gemeinsame Herstellen von Schokolade. Diese Aktivitäten eignen sich besonders für Feiern, an denen ausschließliche interne Mitarbeiter teilnehmen.
• Außergewöhnliche Erlebnisse: Beeindrucken Sie Mitarbeiter und Geschäftspartner mit besonderen Erlebnissen wie einer Glühweinverkostung, einem Dinner im Rittersaal oder einer Hundeschlittenfahrt.
• Unterhaltsame Extras: Für eine lockere Atmosphäre sorgen einfache, aber wirkungsvolle Ideen wie eine Foto-Ecke mit Accessoires oder eine Candy-Bar.

Mit der richtigen Unterhaltung wird Ihre Firmenweihnachtsfeier ein ganz besonderes Fest.

Die Weihnachtsfeier bietet Ihnen außerdem die perfekte Gelegenheit, um Ihren Mitarbeitern an Weihnachten Danke zu sagen. Als kleines Dankeschön für das Engagement im vergangenen Jahr eignen sich zum Beispiel weihnachtliche Leckereien wie Lebkuchen, Pralinen oder Gebäck. Eine große Auswahl an Weihnachtsgeschenken für Kunden, Mitarbeiter und Geschäftsfreunde finden Sie in unserem Online-Shop.

Schritt 9: Weihnachtliche Deko organisieren

Wenn Sie eine Firmenweihnachtsfeier planen, sollten Sie auch passende Deko nicht vergessen. Denn für eine festliche Stimmung ist weihnachtliche Dekoration unverzichtbar. Findet die Feier in einer externen Location statt, kümmert sich meist der Inhaber um die Raumgestaltung. Feiern Sie allerdings in Ihren eigenen Räumlichkeiten, sollten Sie diese festlich dekorieren und dafür die passenden Extras besorgen.

Mögliche Elemente, die infrage kommen, sind:

• Lichterketten
• Tannen- oder Eukalyptuszweige
• Zimtstangen
• rote Beerenzweige
• Weihnachtskugeln
• Kiefernzapfen
• sternförmige Deko-Elemente

Tipp: Weitere Inspiration finden Sie in unserem Beitrag „Weihnachtsdeko fürs Büro: 9 einfache & kreative DIY-Ideen“.

Weihnachtsfeier planen Firma: Der krönende Abschluss

Sobald Ihre Firmenweihnachtsfeier-Planung vollendet ist, können Sie sich mit Ihren Kollegen gebührend auf Ihrer Party vergnügen und auf Ihr gemeinsames Firmenjahr zurückblicken. Vor allem wünschen wir Ihnen aber viel Spaß und Freude bei Ihrem gemeinsamen Weihnachtsfest!

Doch die Firmenweihnachtsfeier ist nicht das einzige Highlight im Geschäftsjahr In unserem Magazin finden Sie jede Menge Tipps und Anregungen für geschäftliche Anlässe: vom Betriebsausflug über das Firmenjubiläum bis hin zur Firmenfeier.

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