Terminkalender führen: 10 Tipps, wie Sie Ihre Termine sinnvoll organisieren
Schon wieder abgehetzt beim Kunden angekommen oder ums Haar ein Meeting übersehen? Die Zeit scheint Ihnen davonzulaufen und die wichtigsten Aufgaben des Tages sind noch immer nicht erledigt? Wir haben zehn Tipps für Sie, wie Sie Ihren Terminkalender effektiv führen. So gelingt es Ihnen problemlos, Ihre beruflichen und privaten Termine zu organisieren und im Blick zu behalten.
Mit dem passenden Terminkalender und der richtigen Herangehensweise kann das Kalenderführen und Termine-Organisieren sogar Spaß machen!
10 Tipps: Wie Sie Ihre Termine richtig organisieren
Einen Terminkalender richtig zu führen ist gar nicht so schwer – wenn Sie dabei ein paar Regeln beachten. Erfahren Sie hier, wie Sie Aufgaben priorisieren, Stress vermeiden und alle persönlichen und geschäftlichen Termine im Blick behalten.
1. Ein Kalender für alle Termine – beruflich wie privat
Führen Sie einen Kalender für alle Ihre Termine! Indem Sie neben Ihren beruflichen Terminen auch private in Ihren Kalender eintragen, sehen Sie alle wichtigen Aufgaben des Tages auf einen Blick. So verhindern Sie, dass etwas untergeht oder sich wichtige Termine überschneiden.
2. Sich Zeit nehmen für die Wochen- und Tagesplanung
Nehmen Sie sich am Ende jeder Woche Zeit, um Ihren Terminkalender zu prüfen. Welche Aufgaben sind erledigt, welche sind liegen geblieben? Dann planen Sie die Termine für die kommende Woche.
Genauso sollten Sie am Ende des Tages einen Blick in Ihren Kalender werfen. So können Sie sich rechtzeitig ein Bild davon machen, welche Aufgaben und Verpflichtungen am nächsten Tag anstehen und gegebenenfalls die Planung anpassen.
Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Termine zu organisieren und Ihren Kalender zu pflegen.
3. Aufgaben und Termine nach Dringlichkeit unterscheiden
Eine E-Mail hier beantworten, einem Kollegen dort Feedback geben, die Büropflanzen mit Dünger versorgen… Verzetteln Sie sich manchmal mit kleinen, unwichtigen Aufgaben und für die dringenden Angelegenheiten bleibt am Ende wenig Zeit? Oder sehen Sie nur einen riesigen Berg von Aufgaben vor sich und wissen gar nicht, womit Sie anfangen sollen?
Beides kann zum Problem werden und verursacht jede Menge Stress. Indem Sie Ihre Termine priorisieren, vermeiden Sie solche Stresssituationen und strukturieren Ihren Tag sinnvoll.
Vielleicht haben Sie in diesem Zusammenhang ja schon mal vom Eisenhower-Prinzip gehört. Der Namensgeber, der US-Präsident Dwight D. Eisenhower (1890-1969), soll seine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit geordnet haben. Daraus ergeben sich vier Attribute:
- Dringend
- Nicht dringend
- Wichtig
- Nicht wichtig
Daraus ergeben sich wiederum vier Kombinationsmöglichkeiten und damit vier Aufgabentypen:
- Typ A) Ist eine Aufgabe dringend und wichtig?
Dann hat sie Priorität! Aufgaben vom Typ A) sollten Sie sofort erledigen. Ein Beispiel: Sie müssen in zwei Tagen eine Präsentation halten.
- Typ B) Ist eine Aufgabe dringend, aber unwichtig?
Häufig fallen lästige und unangenehme Aufgaben in diese Kategorie. Erledigen Sie diese Aufgaben entweder selbst nach den dringenden und wichtigen Aufgaben. Oder delegieren Sie sie an andere.
Beispiele: Die Buchhaltung muss gemacht werden; Sie müssen noch einige E-Mails beantworten.
- Typ C) Ist eine Aufgabe nicht dringend, aber wichtig?
Legen Sie für solche Aufgaben eine Deadline fest, um sie nicht immer wieder aufzuschieben.
Beispiele: Die Steuererklärung sollte mal gemacht werden; Sie wollen ein Buch zum Thema Zeitmanagement lesen, um künftig effektiver zu arbeiten.
- Typ D) Ist eine Aufgabe nicht dringend und nicht wichtig?
Unwichtige und nicht dringende Aufgaben sind im Grunde gar keine Aufgaben, sondern zeitraubende Tätigkeiten und Ablenkungen – streichen Sie diese! Beispiel: Sie überlegen, mal eben durch Ihren Instagram-Feed zu scrollen oder Ihren Spam-Ordner zu überprüfen.
Das Eisenhower-Prinzip hilft Ihnen, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren.
4. Ausreichend Zeit für große und kleine Aufgaben einplanen
Planen Sie für große Aufgaben ausreichende Zeitfenster in Ihrem Terminkalender ein.
Falls viele kleine Aufgaben anstehen, können Sie für diese einen eigenen Zeitblock im Kalender reservieren. So wird Ihr Tag nicht „zerstückelt“. In diesem Terminblock können Sie alle kleineren Aufgaben wie E-Mails beantworten, Unterlagen abheften oder Schreibtisch aufräumen nach und nach erledigen.
5. Richtig kalkulieren
Damit Sie Stress vermeiden, sollten Sie neben dem Termin an sich unbedingt die nötige Vor- und Nachbereitungszeit berücksichtigen. Blocken Sie in Ihrem Terminkalender lieber zwei Stunden, auch wenn für das Abteilungsmeeting selbst nur eine Stunde angesetzt ist. So bleibt genug Zeit, um im Vorfeld Unterlagen durchzugehen und für alle Teilnehmer auszudrucken. Oder nach dem Meeting die wichtigsten Ergebnisse in einem Bericht festzuhalten.
6. Anfahrtszeiten im Terminkalender einplanen
Bei Terminen außer Haus müssen Sie ausreichend Zeit für An- und Rückfahrt einplanen. Reservieren Sie für solche Termine ein größeres Zeitfenster in Ihrem Kalender.
7. Zeitliche Puffer einrechnen
Stau, redefreudige Gesprächspartner oder vergessene Unterlagen: Planen Sie immer mit einem kleinen Puffer. So kommen Sie nicht in Stress, wenn mal etwas nicht nach Plan läuft oder eine Ihrer Aufgaben länger dauert als angenommen.
Als Daumenregel gilt: Verplanen Sie nur ungefähr 60 Prozent Ihrer Zeit. So bleibt immer ein Puffer für kurzfristige Meetings und Abstimmungen oder zur Lösung unvorhergesehener Probleme.
8. Lassen Sie sich an wichtige Termine erinnern
Nutzen Sie die Erinnerungsfunktion im Kalender Ihres E-Mail-Programms (zum Beispiel im Outlook-Kalender) und synchronisieren Sie den Kalender mit Ihrem Handy: So gehen wichtige Termine nicht unter und Sie haben eine praktische Ergänzung zu Ihrem übersichtlichen Terminkalender.
9. Alle Termine und To-dos sofort im Kalender notieren
Tragen Sie Ihre Termine sofort nach der Terminvereinbarung in Ihren Kalender ein!
Auch wenn ein Termin noch nicht sicher fixiert ist: Halten Sie ihn zur Sicherheit auf jeden Fall schon mal in Ihrem Kalender fest. Ein Tipp: Tun Sie dies zunächst mit Bleistift oder verwenden Sie einen Klebezettel – so können Sie die Eintragung problemlos korrigieren, wenn sich etwas ändern sollte.
Schnell notiert: Um keine Aufgabe zu vergessen, halten Sie sie sofort in Ihrem Terminplaner fest.
10. Ablage und Kalender verknüpfen
Um den Überblick zu behalten, empfiehlt es sich, Ihre Eintragungen im Terminplaner mit der Ablage zu verknüpfen. Legen Sie zum Beispiel bestimmte Symbole (Quadrat, Kreis…) fest, um im Kalender darzustellen, wo sich die passenden Unterlagen befinden (in einer Sortiermappe, in einem Ordner auf Ihrem PC usw.).
Elektronischer Terminplaner oder Buchkalender?
Ob Sie einen elektronischen Kalender (zum Beispiel eine Kalendersoftware oder den Kalender im E-Mail-Programm) oder einen Terminplaner in Buchform verwenden, hängt zum einen von Ihren persönlichen Gewohnheiten und Ihrem Geschmack ab. Zum anderen haben beide Kalenderformen bestimmte Vorteile.
Elektronische Kalender sind praktisch, um gemeinsame Termine mit Kollegen oder Kunden zu verwalten, oder um sich rechtzeitig an einen Termin erinnern zu lassen. Von Nachteil ist, dass Sie von der Energieversorgung (Akku) abhängig sind und je nach Anbieter etwas unübersichtlich gestaltet sein können.
Die Kombination des digitalen Planers mit einem klassischen Terminkalender ist auf jeden Fall empfehlenswert. Im Kalenderbuch können Sie mühelos vor- und zurückblättern und behalten einen guten Überblick über vergangene und künftige Termine. Gerade im geschäftlichen Kontext wirkt ein klassischer Buchkalender edel und hochwertig. Schnell etwas notieren oder Aufgaben und Termine kreativ verwalten, ist mit einem manuellen Kalender ebenfalls leicht möglich.
Holen Sie sich in unserem Video Anregungen zur Kalenderführung – wir zeigen Ihnen, wie Sie mit einem klassischen Tischquerkalender Ihren Urlaub, Termine und wichtige Aufgaben ideal planen:
Haben Sie Lust bekommen, Ihren eigenen Terminkalender zu gestalten? Dann werfen Sie einen Blick auf unsere Gebrauchskalender. Neben Monatsplanern finden Sie hier auch Wandplaner, Buchkalender und vieles mehr.
Ein Tipp zum Schluss: Holen Sie sich auf Pinterest viele weitere Anregungen rund um Kalender und das Kalender-Organisieren, um Ihr Zeitmanagement noch effektiver zu gestalten!
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